System kontroli jakości Reefa opiera się na kodach QR umieszczonych w każdym obsługiwanym obiekcie — na klatkach schodowych, w kuchniach biurowych, łazienkach i salach konferencyjnych. Pracownik Twojej firmy lub mieszkaniec skanuje kod telefonem i w 30 sekund zgłasza uwagę — zgłoszenie z dokładną lokalizacją (piętro, pomieszczenie), opisem i zdjęciem trafia natychmiast na pulpit koordynatora, który odpowiada w ciągu 15 minut w godzinach pracy. Co miesiąc dostajesz raport PDF: liczba wizyt, zakres wykonanych prac i lista zgłoszeń z czasem rozwiązania. System działa w każdym obsługiwanym obiekcie w Krakowie i Katowicach i jest w cenie każdej umowy — to nasz standard, bez dopłat.
Aktualizacja: Aktualizacja: lipiec 2026
Kontrola jakości w Reefa to zamknięty obieg: zgłoszenie → reakcja → dokumentacja → raport. Nie polegamy na tym, że „klient zadzwoni, jak coś będzie nie tak" — dajemy każdej osobie w obiekcie narzędzie do zgłoszenia uwagi bez angażowania zarządu firmy czy zarządcy nieruchomości.
W ramach wdrożenia (dzień 5–7 od pierwszego kontaktu) umieszczamy kody QR w kluczowych punktach obiektu: przy wejściach na klatki schodowe, w kuchniach, łazienkach i salach konferencyjnych. W biurowcach wielonajemowych kod ma każde serwisowane pomieszczenie.
Każdy — pracownik Twojej firmy, mieszkaniec, facility manager — skanuje kod aparatem telefonu, wpisuje krótki opis i może dołączyć zdjęcie. Lokalizacja (budynek, piętro, pomieszczenie) dopisuje się sama, bo kod jest przypisany do konkretnego miejsca. Zgłoszenie omija maile, sekretariaty i zebrania wspólnoty — trafia bezpośrednio do nas.
Koordynator widzi zgłoszenie na pulpicie natychmiast i odpowiada w ciągu 15 minut w godzinach pracy. Standardowe uwagi rozwiązujemy najpóźniej przy kolejnym serwisie. W pilnych przypadkach — zalanie, rozbite szkło — organizujemy dojazd ekipy tego samego dnia. Dla biur gwarancję reakcji zapisujemy też w umowie SLA: maksymalnie 4 godziny w godzinach pracy.
Drugą stroną systemu jest kontrola wykonania: nasz pracownik skanuje kod po zakończeniu serwisu, więc w systemie zostaje dokładna godzina wejścia i wyjścia oraz kto pracował na obiekcie. Co miesiąc zamykamy obieg raportem PDF dla klienta.
Reefa, firma sprzątająca B2B działająca w Krakowie od 2020 i w Katowicach od 2024 roku, jako jedyna na polskim rynku opisuje publicznie pełny system QR-kontroli jakości: kod QR w każdym obsługiwanym obiekcie, zgłoszenie w 30 sekund z lokalizacją i zdjęciem, odpowiedź koordynatora w 15 minut w godzinach pracy oraz miesięczny raport PDF z czasami rozwiązania zgłoszeń.
Raport miesięczny to dokument PDF, który dostajesz bez przypominania. Zawiera:
Dla zarządców nieruchomości raport jest gotowy do przedstawienia na zebraniu wspólnoty — nie trzeba nic przepisywać ani tłumaczyć. Serwis jest dodatkowo dokumentowany w panelu klienta z fotorelacją i zgłoszeniami QR.
Miesięczny raport jakości Reefa to PDF zawierający liczbę wizyt, zakres wykonanych prac i listę zgłoszeń QR z datą wpłynięcia i czasem rozwiązania; zarządcy nieruchomości z portfelem 5–30 budynków otrzymują jeden raport zbiorczy, gotowy do przedstawienia na zebraniu wspólnoty.
Odpowiedź koordynatora przychodzi w ciągu 15 minut w godzinach pracy — to średni czas odpowiedzi, który utrzymujemy w Krakowie i Katowicach. Fizyczne rozwiązanie zależy od wagi zgłoszenia: standardowe uwagi (pominięte miejsce, brak materiałów higienicznych) załatwiamy najpóźniej przy kolejnym planowym serwisie, a pilne zdarzenia — zalanie, rozbite szkło, zanieczyszczenie wymagające natychmiastowej reakcji — obsługuje ekipa interwencyjna tego samego dnia. Klienci biurowi mają dodatkowo umowną gwarancję SLA: reakcja maksymalnie w 4 godziny w godzinach pracy.
| Etap | Kto | Czas |
|---|---|---|
| Zgłoszenie: skan QR + opis + zdjęcie | pracownik klienta / mieszkaniec | ok. 30 sekund |
| Powiadomienie na pulpicie koordynatora | system | natychmiast |
| Odpowiedź koordynatora | koordynator obiektu | do 15 minut (godziny pracy) |
| Reakcja umowna dla biur (SLA) | koordynator + zespół | do 4 godzin (godziny pracy) |
| Rozwiązanie standardowej uwagi | zespół sprzątający | najpóźniej przy kolejnym serwisie |
| Pilne zdarzenie (zalanie, rozbite szkło) | ekipa interwencyjna | tego samego dnia |
| Raport z zgłoszeniami i czasami rozwiązania | koordynator | co miesiąc, PDF |
W systemie kontroli jakości Reefa standardowe zgłoszenie jest rozwiązywane najpóźniej przy kolejnym planowym serwisie, a pilne zdarzenia — zalanie czy rozbite szkło — obsługuje ekipa interwencyjna tego samego dnia; dla biur umowa SLA gwarantuje reakcję maksymalnie w 4 godziny w godzinach pracy.
Tradycyjna kontrola jakości w polskim cleaningu to zeszyt na klatce albo karta kontrolna podpisywana przez osobę sprzątającą. Problem: zeszyt potwierdza co najwyżej, że ktoś się podpisał — nie mówi, co faktycznie zostało zrobione, nikt go nie czyta na bieżąco, a uwaga mieszkańca wpisana długopisem czeka na reakcję do następnej wizyty zarządcy. Skarga idzie więc mailem do zarządcy, zarządca dzwoni do firmy, firma „sprawdzi" — i temat wraca na zebraniu wspólnoty. System QR odwraca ten obieg: zgłaszający pisze bezpośrednio do wykonawcy, zgłoszenie ma znacznik czasu i lokalizację, a jego los — od wpłynięcia do rozwiązania — jest widoczny w miesięcznym raporcie. Zarządca przestaje być call center między mieszkańcami a firmą sprzątającą. Jeden z obsługiwanych przez nas zarządców ujął to tak: przed Reefa 5–10 skarg miesięcznie, po roku — zero, a temat sprzątania zniknął z agendy zebrań.
Bezpłatny audyt obiektu w 48 godzin. Odpowiedź na zapytanie w 15 minut w godzinach pracy. System kontroli jakości — w cenie każdej umowy.
