Firma sprzątająca Reefa o tym jak powinna wyglądać umowa z firmą sprzątającą? Na co zwrócić uwagę w B2B?
Oto 8 punktów na które warto zwrócić uwagę przy podpisaniu umowy z firmą sprzątającą:
Wybierając firmę sprzątającą dla swojej firmy, nie wystarczy skupić się tylko na cenie usługi. Umowa z firmą sprzątającą powinna być dokładnie przeanalizowana, by uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek. W tym artykule przyjrzymy się, na co zwracać uwagę, podpisując umowę z firmą sprzątającą, działającą w modelu B2B.
1. Zakres usług i częstotliwość
Najważniejszą kwestią w umowie jest precyzyjne określenie zakresu świadczonych usług. W dokumencie powinny znaleźć się szczegółowe informacje na temat:
- jakiego typu sprzątanie będzie wykonywane (biura, hale, magazyny),
- częstotliwości wykonywania prac (codziennie, tygodniowo, okresowo),
- specyfiki przestrzeni (powierzchnie biurowe, sanitariaty, kuchnie, sale konferencyjne).
Zapisanie tych szczegółów pozwoli uniknąć późniejszych niejasności. Zwróć również uwagę na możliwość elastycznego dostosowania zakresu usług do bieżących potrzeb, np. sezonowych lub nagłych zleceń.
2. Czas realizacji usług
Umowa powinna jasno określać, w jakich godzinach firma sprzątająca będzie wykonywać swoje obowiązki. Najlepiej, aby firma oferowała elastyczny harmonogram, umożliwiający sprzątanie poza godzinami pracy biura, tak by nie przeszkadzać w codziennych operacjach.
3. Jakość używanych środków i sprzętu
Bardzo ważne jest, aby firma sprzątająca korzystała z bezpiecznych i ekologicznych środków czystości, szczególnie w miejscach, gdzie pracownicy przebywają przez większość dnia. Upewnij się, że w umowie znajdzie się zapis o jakości używanych środków i sprzętu. Pamiętaj, że ich nieodpowiednie dobór może nie tylko wpływać na czystość, ale również na zdrowie pracowników.
4. Odpowiedzialność za szkody
Kolejny kluczowy punkt w umowie to odpowiedzialność za ewentualne szkody wyrządzone podczas sprzątania. Firma sprzątająca powinna posiadać odpowiednie ubezpieczenie, które pokryje koszty uszkodzeń mienia. Ważne, by w umowie znalazły się konkretne zapisy dotyczące procedur zgłaszania i rozwiązywania tego typu problemów.
5. Okres obowiązywania umowy i warunki wypowiedzenia
Umowa powinna zawierać informacje na temat okresu obowiązywania i możliwości jej wypowiedzenia. Ważne jest, aby uwzględnić klauzule dotyczące wcześniejszego zakończenia współpracy – zarówno z twojej strony, jak i firmy sprzątającej. Zweryfikuj, jakie są warunki odstąpienia od umowy, np. z powodu niezadowolenia z jakości usług.
6. Kontrola jakości i audyty
Dobrze, aby w umowie zawrzeć zapis o regularnej kontroli jakości świadczonych usług. Profesjonalna firma sprzątająca powinna oferować audyty wewnętrzne oraz system zgłaszania reklamacji. Możliwość okresowych inspekcji pomoże ci upewnić się, że standardy czystości są utrzymywane na wysokim poziomie.
7. Wynagrodzenie i płatności
Umowa powinna szczegółowo określać kwotę wynagrodzenia oraz termin płatności. Ważne, aby również uwzględnić ewentualne dodatkowe opłaty za usługi niestandardowe, np. sprzątanie po remontach czy podczas świąt. Sprawdź, czy firma oferuje jasne zasady fakturowania oraz elastyczność w dostosowaniu ceny w przypadku zmiany zakresu usług.
8. Poufność i ochrona danych
Jeśli w twojej firmie przetwarzasz wrażliwe dane, takie jak dane klientów czy dokumenty finansowe, warto w umowie zawrzeć klauzule dotyczące poufności. Firma sprzątająca powinna być zobowiązana do ochrony wszelkich danych, które mogą być przypadkowo udostępnione podczas wykonywania usług.
Podsumowanie
Wybór firmy sprzątającej w modelu B2B wymaga przemyślenia wielu kwestii, które powinny być dokładnie określone w umowie. Kluczowe elementy, takie jak zakres usług, odpowiedzialność za szkody, jakość używanych środków czy elastyczność w realizacji usług, to aspekty, na które warto zwrócić szczególną uwagę. Zadbaj o to, aby umowa była jasna i precyzyjna, a współpraca oparta na partnerskich zasadach.
F.A.Q
1. Jakie środki czystości powinny być stosowane przez firmę sprzątającą w biurach?
Ekologiczne i bezpieczne środki czystości, które nie wpływają negatywnie na zdrowie pracowników, to podstawa. Zwróć uwagę na certyfikaty ekologiczne.
2. Czy firma sprzątająca powinna oferować ubezpieczenie?
Tak, odpowiednie ubezpieczenie chroni twoją firmę przed ewentualnymi szkodami podczas wykonywania usług sprzątających.
3. Jak często należy przeprowadzać audyty jakości usług?
Audyty powinny odbywać się przynajmniej raz na kwartał, aby upewnić się, że standardy są utrzymywane na odpowiednim poziomie.
4. Czy mogę negocjować zakres usług?
Zdecydowanie. Profesjonalne firmy sprzątające oferują elastyczne rozwiązania, dostosowane do potrzeb klienta.
Dane kontaktowe
Firma Sprzątająca Kraków Reefa Sp. z o. o.
KRS 0001068928
NIP 6793282797
REGON 526943125
IBAN: PL 50 1050 1445 1000 0090 8302 7541
ul. Zamknięta 10, 30-554 Kraków
Usługi
Wszelkie prawa zastrzeżone © 2024